真田田直和社会保険労務士事務所のコラム：よく耳にする業務改善って？

2020 年はコロナで劇的に変わりました。
3 蜜、ソーシャルディスタンス、そしてビジネスでは時差出勤やテレワークなど業務改善が迫られました。
ただ、緊急であったこともあり根本的な改善はまだまだだと感じます。
 

たとえばテレワーク

社内デスクにて行っていた業務をそのまま社外に持ち出しただけでした。
これでは、かえって業務に支障を来すこともあります。
さらに言えば、そもそも社外に持ち出すことができない業務も多くあることに、改めて気づかされた方も多いでしょうか。
業務を根本的に改善し、どのような状況になっても業務を行える体制を構築することが本当の業務改善だと考えます。
 

システム開発責任者として

以前、私は約250名のスタッフをかかえる事務所の所長でした。
そこで、私自身、約７年間、システム開発責任者として業務改善とシステム導入による工数管理の削減プロジェクトに取り組みました。
その時、一番の問題になったのは属人的なスキルです。
同じ業務であっても人により異なる方法で処理することが多い。
また、スキルということでなく、単にそれを共有していないだけが多いことに驚かされました。
これでは人により業務にムラがでるのは当然です。
そこで、以下のようなフェーズで業務改善をスタートしました。

1. 業務の棚卸しとフロー(工程)の確認
2. 整理と確定したフローの工数確認
3. 業務フロー(工程)単位の作業者の確定
4. 上記をシステム化

ここ数年、業務改善を目的としたシステムを利用できるクラウドサービスが販売されています。
しかし、既製品であるシステムに自社の業務フローをそのまま当てはめることも難しいですね。
その状況のなかで、可能な限り自社の業務に合うようなシステムを選定しなければなりません。

その前に考えてほしいことは、人が行える業務フローを構築することが重要であると考えます。
システムを運用するのは「人」ですから。

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