真田田直和社会保険労務士事務所のコラム：業務改善のキホン

業務改善という言葉はよく聞きます。

そもそも業務改善とはどのような意味なのでしょうか。
業務改善の目的は生産性向上、コスト削減と言えます。
しかし、実際の現場で必ずしも上手くいくケースばかりではありません。

なぜ、上手くいかないのか？
それは従業員にはあまりメリットがなかったからです。

経営者の視点で考えると、生産性向上やコスト削減が一番です。
一方、従業員の視点は様々です。
従業員にとって業務改善される一番のメリットは働きやすくなるではないでしょうか。

たとえば、約15年前にＦＡＸを電子化して、ＰＣの画面上で確認する仕組みを導入した時も苦労しました。
大量のＦＡＸを受信してプリントアウトするというフローをＰＣ上のみで確認する。
そうすれば、プリントアウトする紙のコストを大幅に削減できます。
しかし、従業員の視点はこれまで紙という現物を見ながらの業務がＰＣの画面に変わるだけで相当のストレスになっていたのです。
相当期間、こっそりＦＡＸをプリントアウトする従業員がいました。
新しい業務フローにすることで時間短縮となり、それにより捻出した時間をスキルアップに利用する時間や終業時間の繰り上げなどに活用できるメリットを丁寧に伝えました。
そうすることで徐々にではありますが、新しい業務フローが浸透したのです。

業務改善のキホンは、まず従業員の視点になって考えることから始めると良いと思います。

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